Bestyrelse

Forretningsorden

Bestyrelsen består af 5 medlemmer valgt på generalforsamlingen.

Bestyrelsesmøder: Mindst 4 gange årligt, i perioder hyppigere, når der er meget at arbejde med.

Indkaldelse: Formanden indkalder til bestyrelsesmøder med en dagsorden, der er udarbejdet (evt. i samarbejde med sekretær) efter de input klubbens medlemmer eller bestyrelsen har givet.

Der skal indkaldes, hvis formanden eller mindst 2 bestyrelsesmedlemmer ønsker det.

Der indkaldes så vidt muligt med mindst en uges varsel, så alle har tid til at forberede sig inden mødet. Nødvendige oplysninger til forberedelse skal medsendes indkaldelsen.

Man søger så vidt muligt at aftale datoer (lave årsplan).

Der indkaldes på Messenger. Man svarer på opslaget om man kommer. (se kommunikation)

Deltagere: Bestyrelsesmedlemmer.

Afvikling: Formanden er ordstyrer, men kan uddelegere. Som udgangspunkt behandles kun sager på dagsordenen. Dels for at man har mulighed for at forberede sig, og dels af hensyn til dem, der er fraværende. Dog kan hastesager tilføjes og sager fjernes, dersom bestyrelsen er fuldtallig og enig.

Beslutningsdygtighed:

Jf. vedtægterne §9 er bestyrelsen beslutningsdygtig, hvis 3 medlemmer af bestyrelsen er til stede.

I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende.

Dagsorden:

Dagsordenen har som minimum følgende punkter:

Godkendelse af dagsorden.

Her kan tilføjes/fjernes punkter fra dagsordenen (jf. ovenfor)

Godkendelse af/opfølgning på referat fra sidste møde.

Kommende arrangementer.

Status på økonomi

Næste møde og punkter hertil

Eventuelt

Udarbejdelse af referat:

Referatet udarbejdes af sekretæren. I dennes fravær vælges en blandt de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer.

Referatet bør indeholde:

Tid og sted.

Deltagere/afbud.

Beslutninger. Hvad er besluttet? Hvem udfører? Hvornår er deadline?

Væsentlige drøftelser (sammenfattet).

Man har ret til at få evt. særstandpunkter ført til referat.

Referatet udsendes senest en uge efter bestyrelsesmødet.

Kommunikation mellem bestyrelsesmedlemmer/i bestyrelsen.

Bestyrelsens medlemmer skal optræde konstruktivt og søge samarbejde.

Der oprettes en Messenger-gruppe: Best ”årstal” SCL, hvor medlemmer af bestyrelsen kan skrive om aktuelle ting, og hurtigt få afklaret mindre spørgsmål. Gruppen tjener endvidere til en hurtig orientering, når der er udvikling i pågående tiltag.
Man kan ikke vælge at forlade denne gruppe uden at trække sig fra bestyrelsen.
Man må ikke blokere et andet medlem af bestyrelsen.

I tilfælde af, at et medlem af bestyrelsen optræder illoyalt og ikke i overensstemmelse med klubbens vedtægter og denne forretningsorden, kan bestyrelsen ved enighed i den øvrige bestyrelse vælge at ekskludere bestyrelsesmedlemmet, og indkalde suppleant.
I særligt grove tilfælde indledes eksklusionssag af klubben.

Man skal orientere resten af bestyrelsen, hvis man har igangsat en løsning på et opstået problem/forespørgsel.

Bestyrelsens medlemmer skal være medlemmer i messenger-gruppen, og der udveksles telefonnumre og mails, således, at man har mulighed for at komme i kontakt med hinanden.

Indkaldelse til bestyrelsesmøde, dagsorden og relevante bilag sendes på Messenger, senest 1 uge før aftalt mødedato.

Tavshedspligt i bestyrelsen.

Som udgangspunkt har bestyrelsens medlemmer tavshedspligt, når man har diskuteret personsager. Klubbens medlemmer, der har haft personlige sager/spørgsmål behandlet af bestyrelsen, skal kunne føle sig sikre på, at det ikke kommer udenfor den kreds.

Alt andet er ikke behæftet med tavshedspligt.
Bestyrelsesmedlemmer forholder sig loyalt til trufne beslutninger, også selvom man som udgangspunkt var uenig i den trufne beslutning. (Evt. fik det ført til referat).

Poster i bestyrelsen:

Jf. vedtægterne §8 afholdes generalforsamling årligt senest ved udgangen af marts.

Bestyrelsen konstituerer sig selv umiddelbart efter generalforsamlingen med

Formand, Næstformand, Sekretær, Kasserer, Bestyrelsesmedlem.

Formand og kasserer kan ikke være samme person.

Webmaster vælges til at vedligeholde hjemmeside, Facebookgrupper, lave opslag om arrangementer etc.

En anden kan dele opgaven med webmaster.

Kasserer og webmaster kan være personer udenfor bestyrelsen.

Ansvarsfordeling:

Aftaler af stor vigtighed for klubben (lokaler, større økonomisk risiko, instruktører) skal behandles på et bestyrelsesmøde og underskrives af hele bestyrelsen. Kontrakter, der vedrører økonomiske forpligtelser for klubben, herunder arrangementer skal minimum underskrives af både formand og kasserer. Alle andre aftaler er gyldige med underskrift af formand og et vilkårligt bestyrelsesmedlem. jvf. vedtægterne §5

Kontrakter/aftaler vedrørende instruktører til linedance-arrangementer aftales af klubbens instruktør og godkendes af bestyrelsen, herunder også eventuel afregning af egne/fremmede instruktører.

Opgaver/opgavefordeling:

Klubaftner:

Undervisning varetages af frivillig, ulønnet instruktør.

Bestyrelsesmedlemmer udpeget af bestyrelsen varetager de følgende punkter. Navnene noteres i referat.

De har ansvaret, men kan uddelegere efter behov.

Indkøb/lager: Der holdes øje med beholdninger af forbrugsartikler og øl/vand. Klubbens medlemmer kan varetage indkøb efter aftale med bestyrelsen (kasserer) og får refunderet evt. udlæg. Der skal afleveres kassebon på købet. Undtagelsesvis kan man have købt noget uden bon, eks. ved en vejbod.
Den, der har foretaget købet, skriver under på et udgiftsbilag.

Indkøb af rengøringsartikler, servietter, paptallerkner og krus.

Der er lavet aftale med skolen om toiletpapir, håndklædepapir, sæbe til dispenserne, universalrengøring, toiletrens, lysstofrør og elpærer. Der er aftale om et lille lager på vores eget depot.

Alt andet i rengøringsrummet er skolens, og må ikke benyttes af klubben.

Indkøb af kaffe, the, kakaodrik (pulver), sukker, tørfløde, øl/sodavand (Coca-Cola, Pepsi-max, Faxe-kondi, Fanta appelsin, Ananas samt vand med citrus. 6-10 stk. Tuborg øl, Hancock Høker og Black).

Vand efter aftale med ansvarligt bestyrelsesmedlem.

I tilfælde af manglende kolonial enten på klubaftner eller ved arrangementer. I byttepengekassen ligger et debitorkort til COOP, der kan anvendes i COOP (Brugsen i Glyngøre)

Åbning af klubben: Instruktør åbner mandag og torsdag.

Oprydning: På klubaftener ryddes op på bordene i gangarealet. De aftørres. Toiletter rengøres. Opvask foretages.

Lukker klubbens lokaler: Ansvarshavende fra bestyrelsen.

Røg: Rygning må ikke efterlade synlige spor.

Baren varetages så vidt muligt af bestyrelsens medlemmer.

Byttepengekassen: Kassererens ansvar.

Optælling: Kassen optælles af tilstedeværende (fortrinsvis bestyrelsesmedlemmer), når den afleveres i klubben. Efter endt klubaften/arrangement optælles kassen af ansvarlig for baren. Der laves underskrevet indtægtsbilag. Beløbet føres på optællingslisten, som en ekstra kontrol. Det underskrevne indtægtsbilag afleveres til kassereren.

Pengene sættes i Sparekassen Balling i døgnboks.

Arrangementer: Instruktør står for at fastlægge dato, udforme danselister og lave aftaler med evt. eksterne instruktører.

Aftaler godkendes på bestyrelsesmøde.

Der laves aftaler for indkøb, kagebagning, Åbne/lukke lokaler, borddækning/pyntning.

Årsplan: Udarbejdes ved et møde mellem bestyrelse og klubbens instruktør.

Aht. Til adgang til skolen og frakobling af alarm sendes årsplanen til skolens servicemedarbejder.

Pt. Allan Brandhøj Høgedal: mail: alla1917@skiveskoler.dk. Mobil 2348 6933.

 

Regnskab: Varetages af kasserer. Klubben er ikke skattepligtig eller momspligtig. Vi får ingen kommunale tilskud, og er derfor heller ikke egentlig bogføringspligtige. Der udarbejdes alligevel et regnskab, der kan anvendes som styringsredskab for bestyrelsen, og som tjener et orienterende formål ved klubbens generalforsamling.

Jf. vedtægten § 10: Regnskabsåret følger kalenderåret.

Det kontrolleres af en intern bilagskontrollant valgt på generalforsamlingen.

Budget ønskes. Udarbejdes af kasserer, når medlemstal foreligger til ny sæson.

Budget godkendes på generalforsamling.

Klubben har debitorkort til Coop. Det ene opbevares i byttepengekassen. Et bestyrelsesmedlem, der varetager indkøb, har det andet kort.

Kassereren har Dankort til driftskontoen i Balling Sparekasse.

Klubben har Mobilepay. Det er oprettet på mail: annyehn@gmail.com Kode: se kodearkiv.

Kontingent: Kassereren har opgaven med at sikre, at alle får betalt deres medlemskab i klubben. Kassereren orienterer bestyrelsen, hvis kontingent er uerholdeligt, og der derfor skal tages stilling til, om et medlem skal ekskluderes.

Et medlem kan vælge at betale

Helårligt: senest 1. danseaften i september (første 2 danseaftner er prøveaftner for nye medlemmer).

Halvårlig: senest 1. danseaften i september og 1. danseaften i januar (første 2 danseaftner er prøveaftnerfor nye medlemmer).

Støttemedlemsskab: når man ønsker at være støttemedlem.

Man kan vælge at betale ¼ kontingent og afregne 40 kr. for hver danseaften man deltager i.

Oldies-timerne afregnes for sig selv, 10 kr. pr. gang. Man skal dog, som minimum, være støttemedlem.

Kommer man som ny medlem først senere end sæsonopstart har man stadig 2 prøveaftner, hvorefter kontingent for resten af sæsonen forventes betalt.

Instruktøren kan vælge at betale støttemedlemsskab, og derved opnå stemmeret til generalforsamlingen.

Rengøring:

Bestyrelsen er ansvarlig for, at klubbens lokaler er i en forsvarlig rengjort tilstand og indkalder til rengøring efter behov.

Der er lavet aftale for almindelig rengøring. Ved særlige rengøringsopgaver kan frivillige indkaldes.

Der udformes opslag, gerne med angivelse af opgaver. Opslaget fremlægges i klubben i god tid, således at frivillige kan nå at melde sig.

På dagen fordeles opgaverne blandt de frivillige i et samarbejde.

Arbejdsdage:

Der kan indkaldes til arbejdsdage efter behov, f.eks. i forbindelse med vedligehold af lokaler, men også andre tiltag.

Frivilligt arbejde i klubben:

Instruktører arbejder frivilligt og ulønnet, og kompenseres efter Skats regler om skattefrie godtgørelser.

Alle andre arbejder frivilligt og ulønnet. Man kan få refunderet udgifter efter bilag og kan kompenseres efter Skats regler om skattefrie godtgørelser i særlige tilfælde (ex. Kørsel ved deltagelse i møder af nødvendighed for klubben).

Kodearkiv: opbevares af kasserer (kopi hos formand)

Vedtaget i Bestyrelsen februar 2022